昆士兰州卫生的SAP实施导致$540米晚付款的发票

与昆士兰州卫生局的SAP企业资源规划系统问题去年导致逾期付款给供应商在短短三个月$ 540亿,国家的核数师透露。

调查[PDF]昆士兰审计署之后上线在2019年8月。

一些问题是技术或软件的功能做的,最终导致裸露“显著问题”与新的S / 4 HANA系统重新构建平台,以改善性能;人是由于该部门的执行情况,并缺乏用户的培训。

$ 135万系统取代昆士兰州卫生局的22岁及外的支持所谓的财务和物资管理信息系统SAP ERP(FAMMIS ),在所有16家医院和卫生SERV全州和部门冰。

这是该部门的结果重兵推迟金融系统更新(FSR)项目,该项目取代了$ 36万早期的努力,以取代在2014 - 15年中止FAMMIS系统

与S / 4 HANA系统问题几乎立即出现后正式上线,尽管在30 anextra $万元的成本已经推迟了推出该部门之前的两倍。

逾期付款[123 ]

该报告,上周公布,发现在继三个月“$供应商发票540万份拖欠工资”系统的上线 - 一,10月份见顶“支付显著积压”,当“支付供应商发票的亿$ 335中]过去的到期日。”

积压归因于一系列的问题。

议题包括“发票扫描软件”并没有被训练识别和发票‘一贯正确’捕获的关键数据。

“因此,工作人员不得不手动检查并记录在系统中,其中延迟支付发票的正确的信息,”审计发现

大量发票 - 约481768 - 也通过系统拒绝“作为重复,在无效文件格式或无发票凭证”在第一周上线之后。

这在很大程度上是由于‘并非所有的厂商[选择]格式化自己的发票所需要的方式’,并且还向供应商申请残破的同一发票改善他们的按时支付的机会,希望不同地方的多个副本。

工作流

的其他问题包括在上线的16家医院和卫生服务(HHSs)的14“系统中的工作流并不如预期运行”,其中六个在系统年代末仍然遇到问题“hypercare和过渡时期”

Hypercare是指一段时期的“高架系统支持”即八月和十一月间2019年RAN

这是由权威的代表团加剧的问题 - 有效该工作人员有权批准交易 - 这被上传到系统

“代表团数据错误和低用户培训导致无效的工作流程,这增加了欺诈风险和早期系统没有检测到错误,和延迟和重复的风险,”审核所述。

缺乏用户训练的

的工作人员也挣扎与新的系统流程,其中包括新的系统是如何测量的量,从而导致“延迟或错误在排序”,而另绕过系统共使用手动的变通方法。

”例如,对于100个手套的一个盒子的顺序被指定为S“100 EA” / 4 HANA,相比于以前的系统“1件箱”,“注意的报告。

”当HHSs放置对于“1 EA”手套订单时,系统试图在HHS预期的100箱,提供一个单一的手套。“

一些HHSs放置直接订单与供应商绕过问题,”尽管仓库库存的存在可订购。

他们也用“公司信用卡支付未付发票,以减少供应商的预扣税供应的风险。”

一reasoñHHSs遇到可用性问题是从发射,仅仅10天,只有39%的用户已经完成了新系统的培训。

审计还发现,并非所有的建议在系统的最终独立审查作出实施了。只有7的12个实施几天了从发射八月2019

的问题导致了意外成本的系统,与12 HHSs报道,花了一个额外的“310万$管理后上线的问题”,包括雇用额外员工或顾问。

“显示,昆士兰州卫生局低估了复利交付风险后上线的经验,”报告说。

系统的性能

自去年11月,SAP系统本身已经遭遇“频系统Freezes,长期的任务运行时间,以及缓慢的系统响应时间”,用‘29高 - 紧迫性,高影响力的系统事件’,由2020年四月与SAP记录

八次,工作人员都无法访问系统

“工作人员的生产力损失,而他们等待系统变为可用或以最佳的速度运行。这有可能撑起其他业务领域的潜力,由于昆士兰州卫生局的综合性质,”该审计报告称。

今年三月,该部门重新platformed的S / 4 HANA系统“翻番内存和处理能力”,这是据报道,‘解决与系统’正在进行的性能问题。

IT控制

每个昆士兰州卫生局的实体单独S中设置/ 4 HANA。

审计发现了一些问题s的在SAP系统,包括分配不正确的用户权限的控制。

此外,该系统“未锁定...到生产模式。该系统在技术上打开无意的操作或通过用户数据删除的风险,但这种风险最终被认为是“低”的下一个调查。

由审计通知后不久,修复了这个问题的部门。[ 123]

总体改善

尽管这些问题到今天为止,审计人员表示,新的ERP系统“显著改善昆士兰州卫生局的供应链管理能力”,提供股票走势的更好的可见性。

[123该系统还导致增加的购买力和需求改善管理,这将只与出发进一步提高包换新的S / 4 HANA业务集成项目。

项目,该项目在11月开始2019年,预计“设计和实施优化使用S / 4 HANA,更好的满足昆士兰州的变化过程和实践健康的需求。”

“最重要的信息和通信技术(ICT)解决方案必须实施后的整合和优化项目,”该报告补充说。

“然而,这个项目就不会需要以当时的确地址剩余风险和问题的程度,如果变更管理和预上线活动(如提高了配置数据)已经确定并缓解了关键交付较早的风险。”

审计师推荐昆士兰健康和HHSs重新设计其项目的治理和问责˚Frameworks“确保项目交付明确责任”。

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